Hallituksen jäsenelle
Miksi taloyhtiömme kannattaa ottaa eRappu käyttöön?
Tämä sivu on tehty hallituksen päätöksen tueksi. Se kertoo, mitä ongelmaa eRappu ratkaisee, mitä hallitus saa, miten käyttöönotto tapahtuu ja mitä palvelu maksaa.
Mitä ongelmaa eRappu ratkaisee?
Tieto on monessa paikassa
Pöytäkirjat sähköpostissa, tarjoukset liitteinä, huoneistotiedot Excelissä ja sopimukset mapissa.
Asiat unohtuvat
Kunnossapitotarveselvitys, pelastussuunnitelman tarkistus ja ilmoitukset huoneistotietojärjestelmään muistetaan vasta, kun joku kysyy.
Samat kysymykset toistuvat
Osakas soittaa hallituksen jäsenelle, koska ei tiedä, kuka korjaa mitä ja mitä kokouksessa päätettiin.
Allekirjoitukset kiertävät paperilla
Pöytäkirja odottaa allekirjoittajia viikkoja, ja alkuperäinen kappale on yhdellä ihmisellä.
Mitä hallitus saa?
Tieto löytyy
Yhtiöjärjestys, pöytäkirjat, tilinpäätökset, sopimukset ja huoneistotiedot ovat samassa paikassa, ja jokainen hallituksen jäsen pääsee niihin itse.
Asiat eivät unohdu
Vuosikello näyttää, mitä yhtiössä pitää tehdä ja milloin. Hallitus näkee, mikä on tehty ja mikä on myöhässä.
Päätökset pysyvät tallessa
Kokouksen asialista, liitteet ja päätökset kirjataan samaan paikkaan, ja pöytäkirja allekirjoitetaan pankkitunnuksilla.
Vähemmän yhteydenottoja
Osakkaat ja asukkaat näkevät tiedotteet, asiakirjat ja vastuunjaon portaalista, joten hallitukselle jää vähemmän selvittelyä.
Velvoitteet hoituvat ajallaan
Kunnossapitotarveselvitys, pelastussuunnitelma, palovaroittimet ja huoneistotietojärjestelmän ilmoitukset ovat tehtävälistalla määräpäivineen.
Näet mitä yhtiössä tapahtuu
Huoltopyynnöt, korjaukset, muutostyöilmoitukset ja talouden tilanne ovat hallituksen nähtävillä ilman erillistä kyselyä.
Miten käyttöönotto tapahtuu?
Työ on isännöitsijän. Hallitukselta kuluu aikaa vain päätökseen.
- 01
Isännöitsijä tuo tiedot
Osakeluettelo, yhtiöjärjestys, lainat, sopimukset ja asiakirjat siirretään eRappuun.
- 02
Hallitus saa kutsun
Jokainen hallituksen jäsen kirjautuu sähköpostiin tulevalla koodilla. Mitään ei asenneta.
- 03
Osakkaat ja asukkaat mukaan
Portaali avataan osakkaille ja asukkaille, kun yhtiön tiedot ovat valmiina.
Mitä taloyhtiölle maksaa?
Hinta on taloyhtiökohtainen, ja lasku menee suoraan yhtiölle. Hinnat ovat arvonlisäverottomia (alv 0 %).
- Taloyhtiö
- 14,90 € / kk
- Huoneisto
- 1,50 € / kk
- Vähintään
- 24,90 € / kk
- Esimerkki: 15 huoneistoa
- 37,40 € / kk · 2,49 € / huoneisto
Mihin hintaa kannattaa verrata?
Taloyhtiö maksaa osasta näitä asioita jo nyt, erillisinä palveluina ja postimerkkeinä. Alla suuntaa antavat vuosihinnat, kun ne ostetaan yksitellen.
- Vastuunjakotaulukko verkkoversiona
- 150 € / vuosi
- eRapussa taulukko kuuluu palveluun, ja yhtiön omat poikkeukset merkitään siihen.
- Pelastussuunnitelman ylläpito ja nähtävilläolo
- 100 € / vuosi
- eRapussa suunnitelma tehdään yhtiön omista tiedoista ja näkyy asukkaille portaalissa.
- Kokouskutsut ja tiedotteet paperilla, 10 osakasta
- 30–50 € / vuosi
- Postimerkit ja kopiot. eRapussa kutsut ja tiedotteet lähtevät sähköpostilla.
Nämä kolme yhdessä ovat noin 280–300 euroa vuodessa. Kymmenen huoneiston taloyhtiöllä eRappu maksaa 358,80 € vuodessa vuosimaksulla, ja samaan hintaan kuuluvat myös asiakirjapankki, kokoukset ja pöytäkirjojen sähköinen allekirjoitus, huoltopyynnöt, vuosikello, kulutusseuranta ja osakkaiden portaali. Hinnat ovat arvonlisäverottomia (alv 0 %).
Kuka ylläpitää palvelua?
Isännöitsijä. Hän hoitaa yhtiön asiat eRapussa kuten tähänkin asti: kokoukset, asiakirjat, todistukset ja lakisääteiset ilmoitukset. Hallitus saa saman tiedon näkyviinsä, eikä hallitukselle siirry töitä. Palvelun toimittaa Adepta Oy.
Tietoturva ja tietojen säilytys
Suomalainen palvelu, tiedot EU:ssa
Palvelu, tietokanta ja asiakirjat ovat EU:n alueella. Taloyhtiön tiedot ovat taloyhtiön omia.
Henkilötiedot suojattu
Henkilötunnuksia ei tallenneta selväkielisinä, ja arkaluonteiset kentät salataan. Portaaliin kirjaudutaan sähköpostiin tulevalla kertakoodilla.
Jokainen muutos kirjataan
Tapahtumaloki kertoo, kuka muutti mitä ja milloin. Allekirjoitusten muutokset kirjataan erikseen.
Oikeudet roolin mukaan
Isännöitsijä, kirjanpitäjä, hallitus, osakas ja asukas näkevät vain sen, mikä heille kuuluu.
Allekirjoitukset vahvalla tunnistuksella
Pöytäkirjat ja sopimukset allekirjoitetaan pankkitunnuksilla, ja asiakirja sinetöidään muuttumattomaksi.
Tiedot ovat aina saatavilla
Asiakirjat voi ladata itselleen PDF:nä, eikä palvelu ole ainoa paikka, jossa taloyhtiön aineisto on.
Usein kysytyt kysymykset
Kuka maksaa eRapun?
Taloyhtiö. Hinta on taloyhtiökohtainen, ja lasku menee suoraan yhtiölle. Päätös tehdään yhtiössä, ei isännöintitoimistossa.
Kuka ylläpitää tietoja?
Isännöitsijä. Hän hoitaa yhtiön asiat eRapussa kuten tähänkin asti, ja hallitus saa saman tiedon näkyviinsä. Hallitukselta ei siirry töitä.
Pitääkö hallituksen opetella uusi järjestelmä?
Ei. Hallituksen jäsen kirjautuu sähköpostiin tulevalla koodilla ja näkee kokoukset, asiakirjat ja tehtävät. Mitään ei tarvitse asentaa.
Miten käyttöönotto tapahtuu?
Isännöitsijä siirtää yhtiön tiedot eRappuun: osakeluettelon, yhtiöjärjestyksen, lainat ja asiakirjat. Hallitus ja osakkaat saavat kutsun portaaliin, kun tiedot ovat valmiina.
Voiko palvelun lopettaa?
Voi. Asiakirjat ja rekisteritiedot saa mukaan, eikä taloyhtiö menetä aineistoaan. Sopimuksen kesto ja irtisanomisaika sovitaan tarjouksessa.
Missä tiedot säilytetään?
EU:n alueella. Sovellus ja tietokanta toimivat eurooppalaisilla palvelimilla, ja allekirjoitukset tehdään suomalaisessa eSinetti-palvelussa.
Miten tietoturva on hoidettu?
Kirjautuminen on henkilökohtainen, oikeudet määräytyvät roolin mukaan ja jokainen muutos kirjataan tapahtumalokiin. Henkilötunnuksia ei tallenneta selväkielisinä.
Ehdota eRappua taloyhtiöllesi
Lähetä tämä viesti isännöitsijälle tai hallituksen puheenjohtajalle. Muokkaa vapaasti.