Tietosuojaseloste

Taloyhtiön tiedoissa rekisterinpitäjä on taloyhtiö, jonka asioita eRapussa hoidetaan. Adepta Oy käsittelee näitä tietoja taloyhtiön ja sen isännöitsijän lukuun eli toimii henkilötietojen käsittelijänä.

Verkkosivuston kävijöiden ja yhteydenottojen osalta rekisterinpitäjä on Adepta Oy. Yhteydenotot tietosuoja-asioissa: jukka.taskinen@adepta.fi.

• Yhteystiedot: nimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.
• Rooli taloyhtiössä: osakas, asukas, hallituksen jäsen, isännöitsijä tai palveluntuottaja, sekä huoneisto ja osakeryhmä.
• Omistus- ja hallintatiedot: osakkeet, omistuksen alkaminen ja päättyminen sekä hallintaan liittyvät merkinnät.
• Henkilötunnus silloin, kun se tarvitaan osakeluettelon tai huoneistotietojärjestelmän tietoihin. Henkilötunnusta ei tallenneta selväkielisenä.
• Asiointitiedot: huoltopyynnöt kuvineen, yhteydenotot, muutostyöilmoitukset, varaukset ja vesimittarilukemat.
• Talouden tiedot: vastikkeet, lainaosuudet ja maksutilanne siltä osin kuin ne on kirjattu eRappuun.
• Kokoustiedot: läsnäolot, äänimäärät ja pöytäkirjan allekirjoittajat.
• Käyttöä koskevat tiedot: kirjautumiset ja tapahtumaloki siitä, kuka muutti mitä ja milloin.

• Isännöintipalvelun ja taloyhtiön hallinnon hoitaminen: käsittely perustuu taloyhtiön ja sen sopimuskumppanin väliseen sopimukseen sekä rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.
• Lakisääteiset velvoitteet: osakeluettelo ja huoneistotietojärjestelmän ilmoitukset, isännöitsijäntodistus, pelastussuunnitelma ja kirjanpitoon liittyvät velvoitteet.
• Asiakirjojen allekirjoittaminen ja niiden todentaminen.
• Palvelun tietoturva ja väärinkäytösten selvittäminen tapahtumalokin avulla.

Tietoja ei käytetä profilointiin, automaattiseen päätöksentekoon eikä markkinointiin ilman erillistä suostumusta.

• Taloyhtiöltä ja isännöitsijältä, esimerkiksi osakeluettelosta ja yhtiön asiakirjoista.
• Rekisteröidyltä itseltään, esimerkiksi huoltopyynnöstä, muutostyöilmoituksesta tai omista yhteystiedoista portaalissa.
• Huoneistotietojärjestelmästä (Maanmittauslaitos), kun yhtiön osakeluettelo on siirretty sinne.

Tietoja näkevät taloyhtiön isännöitsijä ja ne hallituksen jäsenet, osakkaat ja asukkaat, joille tieto kuuluu. Oikeudet määräytyvät roolin mukaan, eikä toisen taloyhtiön tietoja näe kukaan.

Palvelun tuottamisessa käytetään seuraavia käsittelijöitä:

• Vercel: sovelluksen käyttöpalvelu, palvelinalue Tukholma.
• Supabase: tietokanta ja asiakirjojen tallennus, palvelinalue Tukholma.
• Auth0: kirjautuminen, EU:n alueen ympäristö.
• Resend: palvelun lähettämät sähköpostiviestit.
• eSinetti (Adepta Oy): asiakirjojen sähköinen allekirjoitus ja sinetöinti.
• Maanmittauslaitos: huoneistotietojärjestelmän ilmoitukset ja kyselyt, kun yhtiö kuuluu järjestelmään.
• Anthropic (Yhdysvallat): verkkosivuston chat-assistentin vastaukset. Vain chattiin kirjoitetut viestit, ei eRapun tietoja.

Tietoja ei myydä eikä luovuteta markkinointitarkoituksiin. Viranomaiselle tietoja luovutetaan vain, kun laki sitä edellyttää.

Tiedot säilytetään EU:n alueella sijaitsevilla palvelimilla. Jos jokin käsittelijä siirtää tietoja EU:n ulkopuolelle, siirto tehdään EU-komission vakiolausekkeilla tai muulla tietosuoja-asetuksen sallimalla perusteella.

Poikkeus on verkkosivuston chat-assistentti. Chattiin kirjoittamasi viestit lähetetään vastauksen tuottamista varten Anthropicille (Anthropic PBC, Yhdysvallat), joka toimii alihankkijanamme ja käsittelee ne Yhdysvalloissa. Keskusteluja ei tallenneta eRappuun: lokiin kirjataan vain määriä, kuten vastauksen pituus ja kesto, ei viestien sisältöä. Nopeusrajoitusta varten verkko-osoitetta pidetään hetken palvelimen muistissa, eikä sitä tallenneta. Älä kirjoita chattiin henkilötunnusta tai osakkaiden tietoja. Chat on vapaaehtoinen; voit ottaa yhteyttä myös sähköpostilla.

Tietoja säilytetään niin kauan kuin isännöintisopimus on voimassa ja sen jälkeen niin kauan kuin laki edellyttää, esimerkiksi kirjanpito- ja asiakirjasäännösten mukaisesti. Säilytysajoista sovitaan isännöintisopimuksessa. Allekirjoitettujen asiakirjojen säilytysaika eSinetin arkistossa on enintään kymmenen vuotta, ja alkuperäinen allekirjoittamaton tiedosto poistetaan sieltä 30 päivässä.

• Yhteys on salattu (HTTPS), ja kirjautuminen on henkilökohtainen.
• Portaaliin kirjaudutaan sähköpostiin lähetettävällä kertakoodilla, henkilökunta omilla tunnuksillaan.
• Pääsy tietoihin määräytyy roolin mukaan tietokantatasolla, ei vain käyttöliittymässä.
• Henkilötunnuksia ei tallenneta selväkielisinä, ja arkaluonteiset kentät salataan.
• Jokainen muutos kirjataan tapahtumalokiin.
• Asiakirjat ovat yksityisessä tallennustilassa, eikä niihin pääse ilman kirjautumista.

Sivusto käyttää vain välttämättömiä evästeitä: kirjautumisen istuntoeväste ja valitun organisaation muistava eväste. Seurantaa, mainosevästeitä tai kävijäanalytiikkaa ei käytetä, joten evästeisiin ei pyydetä suostumusta.

• Oikeus saada tietää, mitä tietoja sinusta käsitellään, ja saada niistä jäljennös.
• Oikeus oikaista virheelliset tiedot.
• Oikeus tietojen poistamiseen, kun käsittelylle ei ole enää perustetta.
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen ja oikeus vastustaa käsittelyä.
• Oikeus siirtää itse antamasi tiedot järjestelmästä toiseen.
• Oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi).

Pyynnöt osoitetaan taloyhtiön isännöitsijälle tai osoitteeseen jukka.taskinen@adepta.fi. Pyytäjän henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen luovuttamista.

Tätä selostetta päivitetään, kun palvelu tai käsittelyn perusteet muuttuvat. Viimeisin päivitys 26.10.2026. Ota yhteyttä, jos jokin jäi epäselväksi.